DALL'INTRANET AL PORTALE

Prima dell'avvento di Internet lo scambio d'informazioni in azienda avveniva (e avviene ancora) mediante l'invio di documenti in formato cartaceo.
Ma adesso è possibile accedere alle informazioni mediante un semplice browser, grazie all'introduzione di un nuovo modello di condivisione basato sulla pubblicazione d'informazioni in formato ipertestuale. Dopo una prima fase in cui Internet è appannaggio di un pubblico generico, anche le aziende iniziano a percepire i vantaggi derivanti dall'utilizzo della tecnologia Internet.
Nascono l'Intranet e l'Extranet e si prefigurano nuovi modelli di e-Business (business-to-consumer e business-to-business), che ridefiniscono il modo in cui l'azienda si relaziona con il mercato e con i propri partner attraverso il web. Ma la facilità con cui è possibile rendere disponibili informazioni aziendali attraverso il web, ha portato l'Intranet a soffrire degli stessi problemi di Internet, legati alla necessità di organizzare e gestire la mole
di informazioni e servizi aziendali disponibili in rete. Con l'Intranet gli utenti, per portare a termine il proprio lavoro, sono costretti a interagire con diversi siti Web, utilizzare svariate applicazioni aziendali e analizzare differenti fonti di informazioni.
La soluzione a questo problema esiste e arriva ancora una volta da Internet: il Portale.

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L'ENTERPRISE PORTAL

L'Enterprise Portal (ovvero il portale aziendale) trasferisce il concetto di portale nel mondo Intranet, e permette agli utenti aziendali di navigare attraverso un insieme di informazioni:
* strutturate (rappresentate da database, data warehouse)
* non strutturate (il Web).

In un'azienda in cui è disponibile un Enterprise Portal il desktop dell'utente appare come una finestra molto simile a Excite o MSN, in cui vi è un elenco di informazioni organizzato per categorie e personalizzato in base al profilo dell'utente.
All'interno di questa finestra l'utente può individuare agevolmente tutte le informazioni e i servizi potenzialmente utili. Per aumentare l'efficacia e l'efficienza del sistema si adottano soluzioni mutuate dalle tecniche di marketing (one-to-one) in modo da offrire all'utente un insieme di informazioni personalizzate.
La personalizzazione può essere effettuata in due modi:
* implicito, in altri termini è il sistema che impara a conoscere i "gusti" dell'utente in base alla tipologia di navigazione che l'utente effettua,
* esplicito, in questo ultimo caso è l'utente che indica le informazioni e i servizi che utilizza maggiormente per svolgere il proprio lavoro.
L'Enterprise Portal permette di godere di numerosi vantaggi come:
1. possibilità di migliorare la comunicazione aziendale,
2. aumento del livello di soddisfazione dei dipendenti,
3. creazione di sistemi integrati di Knowledge Management,
4. integrazione di tutte le applicazioni aziendali all'interno di un'unica pagina.

Inoltre l'utilizzo di un Enterprise Portal può essere esteso oltre i limiti aziendali, facilitando forme di partnership fra le imprese che decidono di condividere il loro bene più importante, le informazioni, in modo da incrementare la loro competitività sul mercato. L'unico elemento critico dei portali aziendali è rappresentato dalla necessità di aggiornare costantemente e in modo quanto più possibile automatico, il catalogo
delle informazioni che si trovano sul Web, al fine di permettere una condivisione effettiva della conoscenza aziendale.

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KNOWLEDGE MANAGEMENT

I portali sono adottati frequentemente insieme a una strategia di Knowledge Management (gestione della conoscenza), in quanto vi sono molti aspetti in comune. Sia i portali, sia le soluzioni che permettono la gestione della conoscenza si basano su una piattaforma tecnologica comune: tecnologia internet, motori di ricerca intelligenti, strumenti e tecniche per l'integrazione di informazioni a partire dalle fonti di dati più svariate.
Sotto il profilo organizzativo, entrambe le soluzioni hanno come obiettivo quello di organizzare e gestire il patrimonio informativo aziendale al fine di offrire un supporto effettivo nel raggiungimento dei propri obiettivi.
In tal modo gli utenti possono disporre di soluzioni raffinate per accedere, organizzare e controllare le informazioni disponibili in formato digitale ("infoglut").
Secondo Gartner Group il processo di Knowledge Management prevede le seguenti fasi:
* Creazione - insieme di attività che portano alla creazione di una nuova informazione;
* Cattura - recupero della conoscenza dagli individui e rappresentazione di tale conoscenza in forma esplicita;
* Organizzazione - insieme di attività che permettono di classificare e organizzare la conoscenza al fine di renderla disponibile all'interno dell'azienda;
* Accesso - meccanismo attraverso il quale la conoscenza è condivisa dagli utenti;
* Utilizzo - applicazione della conoscenza alle attività quotidiane (supporto alle decisioni, valutazione di nuove opportunità).
Si noti che l'utilizzo della conoscenza genera feedback, traducibili in nuove informazioni che rientrano nel processo di Knowledge Management.

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LA STRUTTURA IDEALE

Ma cerchiamo di capire come dovrebbe essere costruito un Enterprise Portal.
Gartner Group propone un modello basato su quattro livelli.

Il PRIMO LIVELLO (entry point) prevede la catalogazione ordinata delle informazioni e dei servizi aziendali disponibili attraverso l'Intranet.
In questo contesto il sistema ipertestuale è utilizzato per fornire un elenco completo di tutte le risorse informative aziendali disponibili attraverso Intranet. L'individuazione delle informazioni da parte dell'utente può avvenire con l'ausilio del motore di ricerca aziendale, una componente integrata nel portale che permette di effettuare ricerche per parole chiave (keyword), informazioni di tipo "meta" (autore, data di pubblicazione, data di revisione), classi di argomenti (categorie).
Sono previsti inoltre link a siti Internet rilevanti per l'organizzazione, riguardanti business partner, competitor, clienti, motori di ricerca Internet.

Il SECONDO LIVELLO prevede una maggior integrazione tra le informazioni aziendali.
In questo contesto vi è l'introduzione di soluzioni che riguardano in modo specifico il knowledge management, come l'integrazione delle diverse fonti di informazioni, sia interne all'azienda, sia esterne, in modo da fornire un supporto effettivo ai processi decisionali. L'utente dispone di meccanismi di ricerca più sofisticati, integrati con i database aziendali e i sistemi di gestione della documentazione e ha la possibilità
di visualizzare informazioni personalizzate, in base al proprio profilo. Tale profilo può essere costruito a partire sia da indicazioni fornite direttamente dall'utente, sia da elementi di conoscenza rilevati in modo automatico dal sistema (ad esempio in base alla tipologia di informazioni a cui accede con maggior frequenza). Nella definizione del profilo utente entrano in gioco anche le problematiche relative alla sicurezza.
Al secondo livello il portale diventa lo strumento principale di comunicazione all'interno dell'azienda. I contenuti di tipo "news of the day" assumono pertanto una notevole importanza: l'azienda inizia a percepire il portale come uno spazio di tipo editoriale.

Per arrivare al TERZO e al QUARTO livello in cui le imprese svilupperanno portali di tipo applicativo. Il portale assumerà la forma di un cruscotto che offrirà all'utente una visione integrata e personalizzata delle applicazioni aziendali ("tutte le applicazioni disponibili all'interno di un'unica pagina"), migliorando in tal modo l'efficacia e l'efficienza dei processi interni, che potranno essere riorganizzati in chiave e-Business.
Si pensi ad esempio alla possibilità di integrare i fornitori nel proprio processo d'acquisto (e-Procurement), con un notevole vantaggio economico per l'azienda. Il portale intranet, pensato inizialmente come spazio puramente editoriale, si trasformerà pertanto in un vero e proprio ambiente applicativo di tipo transazionale. Il portale permetterà inoltre un'interazione più semplice e naturale tra i membri della comunità virtuale composta
da utenti, fornitori, business partner, ecc..
In quest'ambito saranno disponibili strumenti di collaborazione di tipo sia one-to-one (chat, instant messaging, condivisione delle applicazioni), sia many-to-many (chat room). La disponibilità di nuove soluzioni orientate al "co-browsing", ad esempio Firetalk e Instant Rendezvous, permetteranno agli utenti che visitano le stesse pagine Web di "chattare", inviare messaggi istantanei e parlare tra loro.
In conclusione, aumenterà il livello di complessità del sistema (tecnologie più sofisticate, strumenti per l'integrazione tra web e applicazioni aziendali, nuovi requisiti di sicurezza), ma anche il valore per l'azienda.

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